POSITIVE導入事例　モロゾフ株式会社｜人事・給与管理の効率化

POSITIVE導入事例

キーワード

人事・労務管理｜人事・給与｜業務効率化

業種: 食品

モロゾフでは、全国の拠点に在籍する全従業員の人事・給与管理を
POSITIVEで統合し、マクロで行っていた処理を自動化すると
ともに、業務標準化も進めることができました。

日本で初めて〝バレンタインデーにチョコレートを贈る〟というスタイルを紹介したモロゾフ株式会社（以下、モロゾフ）は採用から退職までの従業員データを統合管理するHCMソリューション POSITIVE（ポジティブ）を導入されました。その経緯と効果について経営統括本部人事総務部長熊谷総一郎氏（写真右）、同人事総務部人事専任課長中川聖子氏（写真左）、同人事総務部人事担当課長栢由起子氏（写真中央）に詳しく伺いました。

洋菓子の製造・販売と喫茶・レストラン事業を展開しています。1931年にチョコレートショップとして創業し、今年で創立95周年を迎えました。製造している洋菓子それぞれにモロゾフならではのこだわりがあります。例えばチョコレートにおいては、カカオ豆や乳製品を厳選し、カカオの豊かな香りとなめらかな口溶けを引き出しながら、日本人の味覚に合うようなチョコレート生地を独自に開発しています。また形、味、香り、口どけの〝違い〟が楽しめるチョコレートや素材を組み合せたペアリングチョコレートなどチョコレートの世界を楽しんでいただけるよう工夫しています。

モロゾフの拠点は全国にあり、本社と６つの営業拠点の他、製造する5工場、販売する自社運営店舗が約160店舗、自社運営の喫茶店が約30店舗あります。社員は嘱託社員なども含め約600名が所属しています。

「以前はシステム部門におりさまざまなシステムの導入に立ち会ってきましたが、今回のようなスムーズな導入は初めてです」
熊谷総一郎氏

従来はSTAFFBRAINを利用して人事・給与管理を行っていましたが、以下のような課題がありました。

1．STAFFBRAINの保守終了

STAFFBRAINの保守が終了することになりました。そのため保守期間が終了するまでに、新しいシステムを稼働させる必要がありました。

2．人事部担当者に作業負荷がかかっていた

従来はSTAFFBRAINだけで全てのデータ確認ができず、エクセルのマクロ処理も併用していました。マクロ処理をするにあたっては、複数のデータ出力→マクロ処理といった手順をとっており、1回の給与計算につきデータ確認のため数回のマクロ処理が必要で、一連の作業が担当者の負担になっていました。

3．1つの制度変更で複数箇所の変更が必要だった

2とも関連しますが、STAFFBRAINだけで完結せずマクロでも処理していたため、制度変更があると新たにマクロを作成したり、該当するマクロを変更したりする必要がありました。1つの制度に関係するマクロは複数あることが多く、変更内容の検討だけでなく変更するマクロに漏れがないかのチェックにも工数がとられました。

これらの課題を解決し、業務を効率化するため新たなシステム導入に向け検討することにしました。

「JFEシステムズは、複雑なモロゾフ制度を私たちより深く理解し、法改正などの度に変更箇所の提案をしてくれるのでとても助かっています」
中川聖子氏

以下の4つの条件で比較検討しました。

1．必要な処理要件を満たし、操作性が良いこと

まずは現状から、今後も必要な処理や要件を洗い出し段階分けしました。そのうえで必要条件を満たし運用をスムーズに移行できることを条件としました。また、習熟するまでの作業者の負荷を軽減し業務効率をアップさせるために操作性が良いことも条件としました。

2．システム1つで完結すること

周辺マクロのような自作システムをパッケージに取り込み、業務の効率化ができることも条件としました。また外付けとなっていたアドオンの機能も統合できることが理想でした。

3．新システム導入作業時のユーザー負荷が小さいこと

導入時にも他の業務を無理なく続けられる、導入時の負荷が小さく済む製品であることも要件としました。

4．繁忙期を避けて導入できること

システムの変更は、2月のバレンタイン商戦や4月の昇給、年末調整の時期は避けて行いたいと考えていました。それを踏まえると5月～10月の間にシステムの構築からテストまでを終わらせ、本稼働に至ることができることは必須でし
た。

上記の要件で製品を比較検討し、5製品からまずは3製品に絞り込み、その後3製品のデモを見ました。

2点を確認しました。まずは、現行の給与計算や人事管理で行っている内容とどのような違いがあるかを、画面遷移を見ながら確認しました。次に、一般の人事給与システムではあてはまらないモロゾフ独自の計算に対応できるかを確認しました。

特に後者については細かくチェックしました。モロゾフは事業所だけでなく製造工場や販売店舗が全国にあり、加えて働く従業員の雇用形態も異なるため、給与計算の方法も多岐に及んでいるからです。最終的に、最もモロゾフの要望にマッチしていたPOSITIVEを導入することにしました。

POSITIVEは給与計算の処理スピードが早く（十数秒）、業務効率のアップの点で優れていました。また、POSITIVEはオンプレで機能拡張も可能だったこと、出力の自由度が高く必要な情報を選択して出力できた点も評価しました。さらにPOSITIVEでは、これまで外付けとなっていたアドオンの機能、並びに、自社で作成していたマクロもPOSITIVEの固有機能である組入れ機能を用いて取り込むことができました。これにより、システム統合を実現することができました。

未使用機能の廃止や類似機能の統合をして、導入期間の短縮を図りました。そして、業務効率の向上のために、複数の計算要素がある退職慰労金を算出しやすくするといった修正も行いました。

また、本稼働後もスムーズに利用できるようにテスト期間を3か月設け、STAFFBRAINと並行して稼働させました。テスト期間でPOSITIVEの操作に慣れることができ、本稼働後に「この計算をするのには、どうやったらいいの？」「この計算結果はどこに出力されているの？」といった疑問が出ることもありませんでした。

「従来は、制度改定を正確にマクロ処理に反映するため、マクロの作り込みに時間がとられていました」
栢由起子氏

POSITIVE導入により、以下の効果が出ています。

1．組織・制度変更時の作業時間削減

モロゾフでは５年に１～２回、新部門が発足する大規模な組織変更があります。その際には各マクロの修正を半日かけて手作業で行っていましたが、現在ではマスタを変更するとPOSITIVEから変更をふまえたデータを出力できるようになったため、そのような作業は不要になりました。また、法改正により項目を追加する場合でも最小限の改修で済むので、対応が楽になっています。

また、新部門が発生しない規模の組織変更は1年に3～4回あります。これまで外付けとなっていたアドオンの機能をPOSITIVEに取り込んだことで、この場合の処理もPOSITIVE内で完結させることができ、作業効率化に繋がりました。

2．属人化、技術継承の課題解消

マクロの作成・メンテナンスはモロゾフの人事制度についての理解とマクロについての知識の双方が必要となるため、どうしても属人化しがちでした。技術継承をどうするか悩んでいましたが、システムへの組入れにより業務標準化を進めることができました。

3．毎月の給与計算時に発生する作業時間削減

従来はSTAFFBRAINで給料計算処理を実行した後、エクセル出力処理→マクロ処理と工程数が多かったのですが、現在はPOSITIVE内で処理が完結できることで、毎月の給与計算時に発生する作業時間が短縮されました。さらに人事総務部の担当者からは「楽になった」との声も聞かれ好評です。

要件定義や導入初期の作業負担もなく、他のプロジェクトを同時並行で進めることができました。一般的にシステム導入時には担当部署に負荷がかかり残業時間が大幅に増えますが、POSITIVE導入時に担当者の残業時間は全く増えず、担当者の様子も端から見て平常業務時と変わらなかったため、担当者には問題が生じて止まっているのではないかと心配になり何度も確認したほどです。

JFEシステムズは、STAFFBRAIN導入時から20年以上サポートを続けていることもあり、モロゾフの複雑な人事制度、給与計算を全て理解し、今回のシステム移行でも効率的に導入・運用できるように提案してくれました。導入時の工夫の多くはJFEシステムズの提案によるもので、導入に必要な作業をJFEシステムズが行ってくれたため、モロゾフが行うべき作業が過多になることはありませんでした。また、制度改定のときも、JFEシステムズから変更箇所や内容についての提案があります。私たちが気づいていない箇所も多くあり、大変助かっています。

JFEシステムズのサポートもあって、POSITIVEの導入作業中トラブルの発生は無く、先述の通り残業時間の増加もありませんでした。今回スムーズに稼働に至ることができたのは、JFEシステムズのサポートがあったからだと感謝しています。

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モロゾフ株式会社様