人事データ保存ソリューション^®

人事データを安全かつ長期間保存し、速やかな情報検索環境を実現します

人事部門様では社員の就業に関わるデータや書類を安全に保存し、必要な時に迅速に参照しなければならない状況があります。そのデータや書類は入社から退職後まで、長期に渡り参照を求められる可能性があり、データ量は年々増加していきます。個人情報保護の重要性に注目が集まる中、適切な人事データの保存・検索システムの整備が求められています。

「人事データ保存ソリューション^®」は、社内のさまざまなシステムに分散している人事データを集約～統合保存し、 横断的な検索を実現するワンストップソリューションです。

1．参照先のシステムが増え、社員毎の情報検索に手間がかかる

【参照先のシステム（例）】

1．社員番号等で一括検索が可能

• 分散されている人事関連のデータとイメージがワンシステムに集約されますので、一括検索、複合条件検索ができます
• 人事システムのリプレイス時、旧システムのデータも移行することにより、旧システムの速やかな廃棄ができます

2．スキャニングデータ、PC作成ファイルも検索対象

• 書庫保存の紙書類や人事ご担当者様のPC、部門サーバに散在するデジタルファイルも統合管理に適した形で登録することにより、検索対象とすることができます

3．長期保存に特化したデータ検索システム

• RDBMSを採用しない、安価な保存システム
• データは暗号化され、一切の改ざんが不可
• 厳密な参照権管理が可能
• データダウンロード、印刷禁止など機能制限
• すべてのアクセス、操作ログを記録
• データ増加によるレスポンス劣化が起こりにくい
• 全データのエクスポート機能を実装

4．法定保存書類の紙保管コストの削減と、提出要求時の速やかな対応が可能

書類の中には保存要件を満たすことにより、電子保存が可能になるものがあります。

※保存要件は対象となる法律によって異なります。

【保存要件例】検索要件、電子署名、タイムスタンプなど

• 個人情報を含む社員の人事記録を、一元的かつ長期間、安全に保管します
• 社員の人事記録に関わるデータ検索業務の大幅なスピードアップを実現します

1. さまざまな種類の人事データが年度毎に格納されています

2. 社員番号などをキーに指定した社員に関連する人事データを横串で一覧表示することができます

3. データに紐付いた「システム生成書類」「スキャナ読み取り書類」を同時に検索することができます

4. 厳密なデータアクセス管理ができます

• データの種類毎に、参照権が設定されています。
• ID/PWの入力によりシステムにログイン。
• アクセスが許可されているデータしか表示されません。
• データアクセス、持ち出しを含めたすべての操作はログが記録されます。

5. すべてのデータ項目で組み合わせ検索ができます

• 人事関連データの項目は複合条件検索ができます。
  例）2000年以降入社で情報処理資格保持かつTOEIC600点以上…等
• ダウンロード、印刷などデータの持ち出しも権限管理されます。

6. データに紐づくイメージデータ（書類）の表示ができます

• データに紐づいているイメージデータ（書類）を参照できます。
• イメージデータはファイルをダウンロードすること無く、1ページずつ参照する「プレビュー」機能を実装、情報漏えいリスクを最小化できます。

※機能権限があるユーザのみダウンロードボタンが使用可能です。

7. 賃金台帳の保存検索システムに最適です

• 賃金台帳も、年度別、社員別の明細毎にデータ検索ができます。

【システムへのデータ登録および参照方法】

※「DataDelivery^®」「人事データ保存ソリューション^®」は、ＪＦＥシステムズ株式会社の登録商標です。